Le Bureau: les membres du bureau sont élus annuellement lors de l’Assemblé Générale.
Président Responsable légal, il doit tout savoir pour ce qui met en jeu la sécurité, réalise les démarches administratives, conduit les entretiens professionnels pluri-annuels.
Relations institutionnelles: rencontrer la CAF, la mairie, etc. Prendre les décisions qui
impactent la structure (fermeture temporaire, etc)
Président adjoint Relais de la présidence, Communication avec la directrice, aide à la relation entre professionnelles et familles. Accompagnement de la directrice sur le Projet d’Etablissement.
Trésorier Gère le budget de la structure, a accès aux comptes de Grenadine. Gère les demandes de budget pédagogique et pour l’embauche, gère les paiements des factures ainsi que les remboursements des repas et frais annexes, remplit la partie financière des demandes de subvention, gère les statistiques pour la CAF. Paie les fournisseurs et factures, assure le suivi du compte et des factures, les remboursements de repas, transmission à la comptable bénévole, suit l’état financier de la crèche.
Trésorier adjoint Aide aux tâches du Trésorier.
Secrétaire Gestion de l’organisation des missions parents. Communication aux parents, CR des réunions, soutien au président. Communication avec la directrice sur les
problématiques. Aide à la relation entre professionnelles et familles.
Secrétaire adjoint Soutien aux tâches du Secrétaire, Assure le recrutement des nouvelles familles. Accompagnement de la directrice sur le Projet d’Etablissement
Les Pôles thématiques : les familles sont réparties au sein de 9 pôles pour assurer le bon fonctionnement de la crèche au quotidien en lien avec le bureau et la direction.
POLE PERMANENCES
Objectif :
Permettre aux familles de réserver et effectuer leurs permanences mensuelles en lien avec les besoins établis par la direction
Description des missions
- Coordination des plannings de permanence sur l’outil dédié (Coda).
- Suivi, relances, mises à jour, réponses aux familles
- Création d’un document du suivi des familles
- Vérification de la réalisation des permanences
- Actualisation des données dans l’outil Coda et mise à jour des nouvelles familles
PÔLE CUISINE
Objectif
Gestion globale de tout ce qui a trait à la cuisine et aux repas en lien avec le cuisinier et la direction (menus, liste de courses, achats, gestion des stocks, réception des commandes, etc)
Description des missions
- Aide à la mise en place progressive de la confection des repas sur place (estimation des coûts/quantité/logistique)
- Gestion des menus avec le cuisinier en accord avec les protocoles de la Référente Santé
- Suivi de la liste d’achats et anticipation hebdomadaire en lien avec le/la cuisinier/e
- Coordination avec la directrice sur les besoins de la cuisine
- Gestion du stock en lien avec la cuisinière et le pôle achat
PÔLE BRICOLAGE ET ENTRETIEN
Objectif
Garantir l’entretien et le bricolage nécessaires à la conformité et au confort des enfants, de l’équipe, et des parents au quotidien
Description des missions
- Organisation du nettoyage quotidien via les permanences techniques
- Organisation des grands nettoyages (6/an) avec mise en place d’un planning annuel
- Gestion de la qualité de l’air intérieur (Auto diagnostique tous les 4 ans)
- Exécution des petits travaux et pilotage des gros travaux (peinture, CVC..)
- Relation avec le bureau, la direction et le syndic de copropriété au besoin
PÔLE ACHATS
Objectif
Gestion des achats non alimentaires nécessaires au bon fonctionnement de la crèche
Description des missions
- Effectuer les achats de matériels non alimentaires
- Optimiser les dépenses en achetant en grande quantité pendant les périodes de promotion par exemple
- Fichier de suivi à tenir à jour et factures à mettre dans un dossier partagé en ligne
PÔLE RH
Objectif
Assurer la gestion RH de la crèche, notamment sur les aspects de recrutement, formation et paie des salariés.
Description des missions
Recrutement et Formation
- Publication des offres d’emploi.
- Suivi des candidatures via un document partagé avec le bureau et la direction.
- Entretiens avec la directrice.
- Suivi de la formation, de la carrière, VAE, etc.
- Reporting auprès du Bureau.
Paie
- Gestion des paies, tickets restaurant, points de pesée (convention collective ELISFA)
- Supervision des plannings en lien avec la directrice
- Relation avec le cabinet comptable de gestion sociale (contrats, paies).
- Gestion des contrats de travail et des éléments de paie en lien avec la directrice
- Gestion des autres sujets RH (en dehors du recrutement), en lien avec le bureau : congés, départs, embauches, etc.
PÔLE PARTENARIATS
Objectif
Démarcher et assurer la pérennité des aides financières privées
Description des missions
- Etablir un document motivant les employeurs à subventionner quelques places au sein de la crèche
- Prendre contact avec des entreprises et aider les parents à prendre contact avec leur employeur pour faire une demande de financement de place à Grenadine
- Etablir les documents administratifs pour la mise en place des contrats avec les entreprises
- Faire le suivi des entreprises partenaires
PÔLE EVEIL
Objectif
Proposer aux enfants de la crèche des temps de jeux, du matériel éducatif et de l’éveil culturel et artistique en accord avec le projet pédagogique axé sur le libre choix.
Description des missions
- Sorties éducatives (au moins 1 fois par semaine) : aider au besoin à l’organisation des sorties programmées (réservations auprès de l’Espace Ludique, Médiathèque, Moulin des Minots, parcs) et proposer d’autres lieux après validation par les professionnels.
- Activités au sein de la crèche : identifier des intervenants (parents/ acteurs de la petite enfance) pouvant se déplacer au sein de la crèche et proposer des temps d’éveil aux enfants, après validation du projet par la Directrice de la crèche
- Ludothèque/Médiathèque : aller chercher et ramener les jeux ou livres choisis par l’équipe des pro
- Soutien pédagogique : si nécessaire, aider à la mise en place de matériel d’éveil au sein de la crèche (pâte à sel, etc.) et réparer les livres de la crèche qui ont été abîmés
PÔLE COMMUNICATION
Objectif : Assurer la communication interne et externe de la crèche, gérer l’image de la crèche
Description des missions
- Gérer les comptes réseaux sociaux de la crèche (Facebook, google) et mettre à jour le site web (annonces d’emploi, nouvelles photos …)
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires au recrutement de nouvelles familles : flyers, annonces sur les réseaux/sites web, affiches…
- Communiquer à l’extérieur autour des évènements ponctuels concernant la crèche (journée petite enfance, forums des associations, portes ouvertes…)
- Favoriser la communication interne et gérer les supports de communication visuels (affichages internes à la crèche)
- Gestion de la newsletter
PÔLE PETITES ATTENTIONS
Objectif : Mise en place de petites attentions mensuelles (gâteaux, crêpes…) et aux occasions particulières (anniversaires, départs) auprès des professionnels pour contribuer à une ambiance chaleureuse
Description des missions :
- Créer une cagnotte en ligne, tenir les comptes et faire des appels à participation auprès des parents
- Présenter les actions réalisées et à venir chaque mois sur signal et au conseil des familles
- Procéder aux achats de pâtisseries d’anniversaire
- Apporter le petit déjeuner à la crèche lors des journées pédagogiques (2 fois par an).
Mettre éventuellement à contribution les autres familles pour réaliser des cadeaux faits maison pour Noël et en fin d’année (gâteaux, créations, etc.).