Le Bureau:
Président (1 famille): Responsable légal, il doit tout savoir pour ce qui met en jeu la sécurité, réalise les démarches administratives, conduit les entretiens professionnels pluri-annuels.
Relations institutionnelles: rencontrer la CAF, la mairie, etc. Prendre les décisions qui
impactent la structure (fermeture temporaire, etc)
Président adjoint (1 famille): Relais de la présidence, Communication avec la directrice, aide à la relation entre professionnelles et familles. Accompagnement de la directrice sur le Projet d’Etablissement.
Trésorier (1 famille): Gère le budget de la structure, a accès aux comptes de Grenadine. Gère les demandes de budget pédagogique et pour l’embauche, gère les paiements des factures ainsi que les remboursements des repas et frais annexes, remplit la partie financière des demandes de subvention, gère les statistiques pour la CAF. Paie les fournisseurs et factures, assure le suivi du compte et des factures, les remboursements de repas, transmission à la comptable bénévole, suit l’état financier de la crèche.
Trésorier adjoint (1 famille): Aide aux tâches du Trésorier.
Secrétaire (1 famille): Gestion de l’organisation des missions parents. Communication aux parents, CR des réunions, soutien au président. Communication avec la directrice sur les
problématiques. Aide à la relation entre professionnelles et familles.
Secrétaire adjoint (1 famille): Soutien aux tâches du Secrétaire, Assure le recrutement des nouvelles familles.
Accompagnement de la directrice sur le Projet d’Etablissement
Recrutement et Formation (2 familles):
• Publication des offres d’emploi sur les sites appropriés.
• Suivi des candidatures et entretiens avec la Directrice.
• Reporting auprès des membres du bureau, notamment sur les recrutements.
• Suivi de l’offre de formation et de l’évolution de carrière des professionnelles.
• Accompagnement dans le cadre d’une VAE, etc.
Responsable Paie (1 famille):
• Accompagnement pour les fiches de paie, TR, points de pesée, convention
collective.
• Supervision des plannings des professionnelles.
• Édition et envoi des paies au cabinet comptable.
• Validation des contrats avec le cabinet comptable et envoi des contrats signés
sous 48h.
• Chargement des cartes tickets restaurant et notification aux professionnels
Responsable Permanence et Gestion de Coda (1 famille) :
• Coordination avec la directrice pour la mise en place des permanences sur
l’outil Coda.
• Planification, vérification et relance des familles concernant les permanences.
• Mise à jour des informations et gestion de Coda (MAJ photos, noms des
familles, création de contenus à la demande du Bureau).
• Saisie des besoins avec la directrice en cas d’indisponibilité.
• Réponses aux questions des familles sur les permanences.
• Vérification de la réalisation des permanences par les familles et relance en cas
de non-respect.
Pôle Éducatif (Ludothèque/Médiathèque) (2 familles) :
• Renouvellement des jeux selon les thématiques demandées par les
professionnels.
• Emprunt toutes les 6 semaines ou en coordination avec la directrice (utilisation
de voiture personnelle pour les jouets encombrants).
• Prise de contact avec la ludothèque pour se présenter et vérifier les horaires de retrait et de dépôt des jeux.
• Échange avec les équipes sur les besoins de jeux (prendre en photo les jeux
empruntés pour faciliter le retour et vérifier la complétude).
• Renouvellement des livres selon les thématiques demandées par les
professionnels, emprunt mensuel.
• Coordination avec la directrice pour les besoins de livres (prendre en photo les
livres empruntés pour faciliter le retour).
• Réponses aux besoins de l’équipe pédagogique (ex: création de pâte à sel ou
autres).
• Accompagnement de la directrice dans la rédaction du projet d’établissement
• Participation aux réunions mensuelles de réflexion.
• Remise en forme du Projet d’établissement
• Présents le 9 juin lors de la présentation du projet d’établissement de la
directrice.
Pôle Communication (1 famille) :
• Gestion de l’identité de Grenadine à l’extérieur et à l’intérieur de la structure.
• Communication sur les réseaux sociaux et proposition des outils de
communication au sein de la crèche.
• Gestion du site internet.
• Rédaction et conception de flyers et newsletters.
• Publications dans les groupes Facebook pour le recrutement des familles et la
promotion de certaines journées (portes ouvertes, vente de jouets, etc.).
• Création de la Newsletter
Pôle Bricolage et Nettoyage (2 familles):
• Garantie de la bonne exécution des bricolages signalés par les professionnels/
parents (ex: changement d’ampoules, installation d’étagères, réparation de
climatisation).
• Répartition de la charge des bricolages plus importants entre les familles du
pôle.
• Organisation des week-ends de nettoyage en profondeur de la cour et des
locaux avec le reste des familles (2 à 3 fois par an).
Pôle Petites Attentions (1 famille) :
• Prise en charge des attentions
régulières et exceptionnelles pour les
professionnels.
• Gestion de la cagnotte pour financer ces attentions.
Pôle Achat (3 familles):
Responsable du Pôle (1 famille) :
• Communication avec la Directrice.
• Anticipation des besoins de la Crèche en termes de fournitures grâce à une liste
établie en début d’année avec la Directrice.
• Suivi et mise à jour de cette liste en cours d’année.
• Recherche et achat des produits nécessaires.
Achat (2 familles):
• Anticipation des besoins et mise à jour des listes d’achat.
• Gestion des achats, y compris les achats urgents.
Pôle Hygiène/ Nutrition / Développement durable (1 famille):
• Mise en place des mesures d’hygiène.
• Mise en place d’actions liées au développement durable et aux règles
d’hygiène.
• Recherche de solutions en accord avec la directrice pour une démarche
écologique respectant les mesures d’hygiène (gaspillage de repas, recyclage,
compostage).
• Accompagnement des familles dans ces mesures.
• Gestion des achats de plats de secours.
• Organisation de goûters communs.
• Vente et gestion des jouets anciens de Grenadine, changement des pratiques de
gaspillage.
Pôle Hygiène et Équilibre alimentaire en collaboration avec la cuisinière (1 famille):
• Plan de maîtrise sanitaire
• Menus des enfants
• Commandes des produits alimentaires